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Selbstmanagement verbessern!

31. März 2022

Selbstmanagement wird immer wichtiger. Täglich warten zahlreiche Aufgaben auf Dich. Du bist noch nicht richtig im Büro angekommen, schon wirst Du an der Tür von Deinen Kolleg*innen empfangen, Dein Terminkalender ist voll, ständig gerätst Du durch unvorhergesehene Anliegen unter Druck! Kommt Dir das bekannt vor?

Du hast kein persönliches Ziel für heute definiert, die Wellen des Tages schlagen schon am Morgen über die zusammen. Du verlierst ganz schnell Deine Ziele aus dem Blick und weißt gar nicht, wo Du zuerst die Feuer löschen sollst. Das passiert, wenn Du keine persönlichen Ziele für den Arbeitstag festlegst und von Problem zu Problem pendelst.

Unscharf oder gar nicht formulierte Ziele sind eine Quelle für Frustration.

Die ersten Fragen die sich jeder beantworten sollte ist:

  • Was will ich eigentlich erreichen?
  • Wofür möchte ich meine Zeit einsetzen?
  • Wie sieht mein Selbstmanagement aus?

Alice im Wunderland

Erst wenn das Setzen der Ziele erfolgt ist kann man das weitere Zeitmanagement zur Zielerreichung nutzen. Um dies noch einmal deutlich zu machen möchte ich an dieser Stelle gerne eine kleine Episode von „Alice im Wunderland“ von Lewis Carrol zitieren:

Alice fällt in einen Brunnen und ist in einer anderen Welt. Es gefällt ihr und sie schaut sich um. Sie kommt an eine Wegkreuzung und trifft dort eine Katze. „Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“, fragt Alice. „Das hängt zum größten Teil davon ab, wohin du möchtest“, antwortet die Katze. „Ach, wohin ist eigentlich gleich“, sagte Alice. „Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagt die Katze.

Diese kleine Geschichte macht deutlich: erst wenn wir die Ziele kennen kennen ist klar welche Arbeitstechniken oder Methoden effektiv angewendet werden können. Die Ziele sollten nicht so groß gesteckt werden. Häufig ist es sehr sinnvoll zwischen Fern und Etappenzielen zu unterscheiden. Bei den Fernzielen geht es um das große Ganze – was möchte ich in einem größer gesteckten Zeitrahmen (z.B. 3 Monate erreichen), bei den Etappenzielen brechen wir die Ziele in kleine Häppchen herunter.

Warum sollten wir Ziele setzen?

Warum machen wir das? Wir könnten doch einfach sagen das große Ziel haben wir definiert also arbeiten wir daran dieses zu erreichen. So funktioniert es leider nicht. Der Mensch ist so gestrickt, dass er für seine Motivation immer wieder Belohnungen benötigt um bei der Stange zu bleiben. Belohnungen sind für unser Gehirn auch kleine Erfolgserlebnisse. Deshalb solltest Du für Dein Selbstmanagement  immer ein großes Ziel festlegen, was Du erreichen möchtest und dies in viele kleine Zwischenschritte gliedern.

Damit wird der Berg, den Du mit Deinem großen Ziel besteigen willst, in viele Teiletappen untergliedert und es fällt Dir leichter die Ziele zu erreichen.

Praxisbeispiel:

Fühlst Du Dich auch so gestresst von Deinem Outlookkalender? Einer Coachee ging es jedenfalls so. Ein Teil der Termine ist eingetragen, ein anderer Teil nicht. Das Selbstmanagement ist für sie nicht gut umgesetzt. Die Fixtermine sind unvollständig und es gibt häufig Terminkollisionen. Die Coachee ist  sehr unzufrieden, schon wenn sie morgens ins Büro komme ist sie  genervt.  Das kennst Du bestimmt auch.

Im ersten Schritt haben wir ein Ziel formuliert

Ich möchte, das all meine Termine und Aufgaben im Outlook Kalender eingetragen sind ( = übergeordnetes Ziel)

Um das umzusetzen benötigt die Coachee einen Zeitrahmen von mehreren Stunden, da sie sich erstmal einen Überblick verschaffen muss. Es ist unrealistisch dies auf einmal zu schaffen, also definieren wir gemeinsam Teilziele

  • Überblick verschaffen, welche Fixtermine anstehen ( täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)
  • Diese auf einer Liste zusammentragen
  • Dann die Termine priorisieren (was ist Priorität 1, was kann ggf delegiert werden)
  • Im nächsten Schritt werden die jeweiligen Termingruppen ( z.b. erst die monatlichen, dann die wöchtenlichen, dann die täglichen Termine für das Kalenderjahr eingetragen)

Diese Arbeitsweise kann Schritt erfolgen und die Coachee kann sich dafür jeden Tag eine halbe Stunde Zeit nehmen.

Anregung

  • Definiere Dein Ziel – was möchtest Du erreichen
  • extrahiere 3 kleine Teilziele aus diesem übergeordneten Ziel
  • setzt diese 3 kleinen Teilziele um

 

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